آشنايي با انواع فايل هاي ايجاد شده در Power-Point

- هنگاميكه اسلايدهاي خود را به طور معمولي ذخيره مي كنيم در حقيقت فايلي با پسوند .ppt ايجاد كرده ايم ، از خصوصيت اين نوع فايل ها اين است كه هنگام اجرا حتما بايد برنامه ي Power-Point روي سيستم موجود باشد و فايل ذخيره شده در برنامه ي اصلي باز مي شود و زماني كه بخواهيم فايل خود را ويرايش كنيم از اين نوع ذخيره سازي استفاده مي كنيم .

- پسوند ديگري كه مي توان فايل هاي Power-Point را ذخيره كرد .PPS مي باشد كه به فايل ها حالت اجرايي مي دهد يعني براي باز كردن چنين فايل هايي نيازي به وجود خود برنامه نيست و مي توان آن را به راحتي نمايش داد . همانطور كه قبلا اشاره شد يكي از نماهاي Power-Point Slide Show است كه وظيفه صرفا نمايش را بر عهده دارد و در اين حالت اجازه ي هيچ گونه تغييري در محتواي اسلايد نخواهد داشت و حالت امنيتي به فايل مي دهد .

- نوع سوم ذخيره سازي پسوند pot. است كه فايل حالت Template يا الگو را ذخيره مي كند . از اين قالب وقتي استفاده مي كنيم كه بخواهيم فايل را با فرمت خاصي كه ساخته ايم نگه داريم . منظور از قالب بندي تعيين Background ، نوع Font ، اندازه و ... مي باشد .

سوال :

1- آيا ذخيره كردن فايل در دو حالت PPS وPPT تاثيري در حجم آن دارد ؟
جواب: بله فايل هاي pps حجم كمتري دارند.

2- آيا مي توان يك فايل PPS را در خود برنامه ي Power-Point باز كرد ؟ چرا ؟
جواب: خير چون اين يك فایل اجرائي است.

3- فايل هاي ذخيره شده با پسوند pot در كجا ذخيره مي شوند ؟
جواب: در پوشه Template

4- آيا شكل آيكن ها با پسوندهاي مختلف با هم فرق مي كند ؟
جواب: بله


 

شماره گذاري اسلايد :

بهتر است هنگام طراحي اسلايدها آنها را شماره گذاري كنيم ، اين كار به ما كمك مي كند هنگام ايجاد پيوند بتوانيم سريع تر اين كار را انجام دهيم ، هميشه سعي مي كنيم براي هر اسلايد جداگانه عنواني را در نظر بگيريم و اسلايدها را از روي عنوان آنها بشناسيم كه اين امر نيز در ايجاد پيوند تاثير به سزايي دارد . براي انجام اين كار دو راه وجود دارد :

الف ) انتخاب منوي Insert و سپس گزينه ي Slide Number

ب ) انتخاب منوي View و سپس گزينه ي header r& Footer

كه هر دو يك پنجره را باز مي كنند .

با فعال كردن گزينه ي Slide Number اسلايدها به طور اتوماتيك شماره گذاري مي شوند همچنين مي توان تنظيماتي را انجام داد كه تاريخ جاري سيستم در كليه ي اسلايدها ديده شود .
متن نوشته شده در قسمت Footer باعث مي شود كه تكرار اين متن را در قسمت مياني در پايين اسلايد در كليه اسلايدها مشاهده كنيم .
با فعال كردن گزينه ي Don’t Show on title slide به سيستم مي گوييم كه شماره ي اسلايد را در اسلايد عنوان نمايش ندهد . البته اين باعث نمي شود كه اسلايد عنوان شمارش نشود بلكه از نظر نمايش ، شماره را نشان نمي دهد .

نكته :در اكثر پنجره هاي Power-Point دو گزينه ي Apply و Apply to all به چشم مي خورد كه جهت اعمال كردن تنظيمات به اسلايد جاري يا كليه ي اسلايدها صورت مي گيرد .


 

طراحي اسلايد

اگر بخواهيم اسلايدهاي شناخته شده را طراحي كنيم روش هاي مختلفي وجود دارد كه يكي از آنها طراحي به صورت دستي است ، براي اين كار در زمينه ي اسلايد ( خارج از فضاي Place holder ) كليك سمت راست ماوس را فشرده و گزينه ي Background را انتخاب مي كنيم . همچنين مي توانيم اين گزينه را از منوي Format نيز داشته باشيم
با انتخاب اين گزينه پنجره ي background باز مي شود كه از قسمت منوي باز شونده مي توانيم رنگ دلخواهي را از ميان رنگهاي پيشنهادي انتخاب كنيم و براي دسترسي به رنگهاي بيشتر گزينه ي More Color را مي زنيم . اگر بخواهيم رنگ انتخاب شده به همه ي اسلايدها اضافه شود گزينه ي Apply to all و اگر بخواهيم فقط به اسلايد جاري اعمال شود گزينه ي Apply را مي زنيم . رنگ سطح اسلايد را مي پوشاند و در حقيقت پشت زمينه اسلايد قرار مي گيرد .

مسير بالا را دنبال مي كنيم و اين بار از پنجره ي Background گزينه ي Fill Effect را انتخاب مي كنيم . پنجره اي به همين نام باز مي شود كه چهار Tab در آن ديده مي شود كه هر كدام از اين قسمت ها را توضيح مي دهيم :


- Gradient ( طيف نور ) :
در اين قسمت مي توان با انتخاب يكي از سه گزينه ها در قسمت Colors جلوه هاي زيبايي را به اسلايدهاي خود بدهيم . همچنين شش گزينه ي واقع در Shading Styles موقعيت قرار گرفتن طيف نور اسلايد را تعيين مي كند .


- Texture ( بافت ) :
در اين قسمت نمونه هايي از قبل ديده مي شود كه با انتخاب و اعمال بر روي اسلايد مشاهده مي كنيم كه با قرار گرفتن اين نمونه ها در كنار هم بافت منسجمي روي اسلايد تشكيل مي شود و با نمونه هاي موجود مي توان توسط گزينه ي Other Texture تصاويري را به اين مجموعه اضافه نمود كه هنگام اعمال تصاوير آورده شده مي بينيم كه به صورت Tile ( كاشي ) تصاوير كنار هم چيده مي شوند .


- Pattern ( الگو ) :
با دادن دو رنگ دلخواه در Background و Foreground مي توان از الگوهاي اين قسمت كه با انتخاب هر كدام نام آن نيز در پايين قسمت Pattern ديده مي شود براي ايجاد پشت زمينه ي اسلايد استفاده نمود . در اين قسمت 48 نمونه به چشم مي خورد .


- Picture :
با انتخاب گزينه ي Select Picture تصويري را به عنوان پشت زمينه اسلايد قرار مي دهيم . فرق اين قسمت با وارد كردن تصوير در اسلايد اين است كه در اين قسمت امكان جابجايي و تغيير اندازه ي تصوير وجود ندارد بلكه تصوير روي اسلايد كشيده شده و ثابت مي ماند .


 

استفاده از طرح هاي پيش فرض PowerPoint

با Right Click در زمينه اسلايد با استفاده از منوي Format و انتخاب Slide Design نيز مي توانيم طرح هاي زيبايي را به اسلايدهاي خود بدهيم.
در اين حالت در قسمت Task Pan اين طرح ها مشاهده مي شوند كه با انتخاب يك نمونه مشاهده مي كنيم كليه اسلايدها تحت تاثير قرار گرفته و طرح موردنظر رابه خود مي گيرند.
اگربخواهيم اين اتفاق نيفتدو طرحي را فقط براي يك اسلايد داشته باشيم يا كاري كنيم هر اسلايد طرح مجزايي داشته باشد كافي است منوي طرح مورد نظر را باز كرده و گزينه Apply to selected slides را انتخاب كنيم

طراحي اسلايد با استفاده از نوار ابزار Drawing

اين نوار ابزار هم مانند بقيه نوار ابزارها از منوي View گزينه Toolbar ظاهر مي شود و معمولا درپايين صفحه ودر بالاي نوار وظيفه قرار مي گيرد.

- Auto shape:
در اين قسمت مجموعه اي از شكل هاي مختلف قرار دارد كه با انتخاب هر گزينه مي توان به تصويرهاي بيشتري در داخل گزينه دست پيداكرد.اين تصاوير با Drag كردن روي اسلايد ايجاد مي شود. داخل شكل ها مي توان متن و تصوير قرار داد. هنگامي كه يك Auto shape را انتخاب مي كنيم يك نقطه زردرنگ در كنارشكل ظاهر مي شود كه توسط اين گزينه مي توان ظاهر شكل راتغييرداد. همچنين امكان تغيير سايز و جابجايي شكل ها نيز وجود دارد.

- Line :
براي رسم خطوط آزاد استفاده مي شود،با پايين نگه داشتن كليد Shiftمي توان خطوط راست را رسم كرد.

- Arrow :
براي رسم خطوط جهت نما

- Rectangle :
براي رسم مستطيل استفاده مي شود كه با پايين نگه داشتن كليد Shiftشكل رسم شده مربع مي شود.

- Oval :
براي رسم بيضي كه با پايين نگه داشتن كليد Shift شكل رسم شده دايره مي شود.

- Text Box :
با انتخاب اين گزينه مي توان روي اشكال متن نوشت،همچنين مي توان در محيط هايي كه دسترسي به مكان نما وجودندارد نيزاقدام به تايپ نمود.

- Word Art :
براي نوشتن متن هاي گرافيكي كه با انتخاب نوع موردنظر متن را نوشته ومي توانيم در محل دلخواه قرار دهيم. اين ابزار نيزبراي خود نوار ابزار مخصوص خود رادارد كه مي توان توسط نوار ابزار، اقدام به ويرايش يا تغيير نوع انتخاب شده داشته باشيم.

- Insert Diagram :
اين گزينه را قبلا در Content توضيح داده ايم.

- Clip Art :
اين گزينه را قبلا در Content توضيح داده ايم.

- Insert Picture :
اين گزينه را قبلا در Content توضيح داده ايم.

- Fill Color :
براي رنگي كردن قسمت هاي دروني شكل ها مانند Rectangle، Oval

- Line Color :
براي تغيير رنگ محيط شكل ها

- Font color :
در اين قسمت رنگ دلخواهي براي نوشتن متن انتخاب مي كنيم.

- Line Style :
اين گزينه هنگامي فعال مي شود كه اقدام به رسم خط يا Arrow كرده باشيم وضخامت خطوط رسم شده را در اين قسمت تعيين مي كنيم.

- Dash Style :
نوع خط را براي خطوط رسم شده انتخاب مي كنيم.

- Arrow Style :
نوع فلش هاي رسم شده را در اين قسمت مي توانيم داشته باشيم.

- Shadow Style :
براي گذاشتن سايه در حالت هاي مختلف براي شكل

3D Style :
سه بعدي كردن شكل هاي رسم شده


 

نماي Out line

هنگامي كه در نماي Normal قرار داريم سمت چپ اسلايد 2 برگ نشان ديده مي شود.
1- Slides كه نماي كوچكي از اسلايدها را نمايش مي دهد.
2- Outline نمايي كه فقط درآن مي توان محتواي متني اسلايد را وارد نمود.

براي نوشتن متن داخلي اسلايد از نماي Outline بازدن Enter روي شماره اسلايد مي توانيم اسلايد ديگري ايجاد كنيم ولي اگر مكان نما روي شماره اسلايد باشد و كليد Crtl+Enter را بزنيم وارد محتواي داخلي اسلايد شده و مي توانيم اقدام به تايپ متن نماييم، دراين حالت با زدن Enter محتواي اسلايد ها افزايش مي يابد. قابل ذكر است كه متن هاي نوشته در اسلايد داراي 5 سطح يا Level مي باشدكه با استفاده از نوارابزار Outlining مي توانيم اين سطح ها را ايجاد نماييم.

يك اسلايد ايجاد كرده و با استفاده از موارد گفته شده 5 سطر درون اسلايد مي نويسيم.حال مكان نما را روي سطر دوم قرار داده و دكمه Demote را مي زنيم و مشاهده مي كنيم كه متن يك سطح فرو رفتگي پيدا مي كند مكان نما را روي سطردوم قرار داده واين بار 2 بار دكمه Demote را مي زنيم.اين كار را براي تمامي سطرها به همين ترتيب انجام مي دهيم تا 5Level ايجاد شود.


- Promote :

براي افزايش Level سطر

- Demote :

براي كاهش Level سطر

- Move up :

براي انتقال يك سطر به بالا با حفظ Level

- Move Down :

براي انتقال يك سطر به پايين با حفظ Level

- Collapse:

محتواي اسلايد را مخفي كرده و فقط عنوان را نمايش مي دهد.

- Expand :

برعكس Collapse عمل مي كند.

- Collapse All:

مانند Collapse عمل مي كند منتهي تاثيرگذاري آن روي همه اسلايدها انجام مي شود.

- Expand All :

مانند Expand عمل مي كند منتهي تاثيرگذاري آن روي همه اسلايدها انجام مي شود.

- Summary Slide :

ساخت اسلايد خلاصه
به اين صورت كه اسلايدي ساخته شود و تمامي عنوان هاي اسلايدها در اين اسلايد ديده شود.
Summary Slide را با توجه به انتخاب دلخواه اسلايدها انجام داده با پايين نگه داشتن كليد Shift و كليك روي اسلايدها،مي توان اقدام به انتخاب تعدادي اسلايد نمود.
در حقيقت مي توان از Summary Slide براي ساخت اسلايد فهرست استفاده نمود.


 

اضافه نمودن اسلايد از فايل هاي ديگر به اسلايدهاي جاري

اگربخواهيم اسلايدي را از فايل ديگر به مجموعه اسلايدهاي خود اضافه كنيم يا اگر بخواهيم كليه اسلايدهاي يك فايل را در فايل جاري ادغام نماييم مسير زير را دنبال مي كنيم.
از منوي Insert گزينه Slides From Files پنجره اي باز مي شود بانام Slide Finder ، با زدن دكمه Browser و انتخاب فايل مورد نظر اسلايدها به نمايش در مي آيندبا انتخاب يكي از اسلايدها و زدن دكمه Insert ،اسلايد مورد نظر به ليست اسلايدها اضافه خواهد شد.
اگر بخواهيم كليه اسلايدها را با اسلايدهاي جاري ادغام كنيم دكمه Insert All را مي زنيم

ايجاد Link بين اسلايدها

براي ارتباط برقرار كردن درون اسلايدها با يكديگر بايد اتصالي ايجاد نمود كه براي اين كار از دستور Hyperlink استفاده مي كنيم.عناويني را كه مي خواهيم توسط آنها به اسلايدهاي ديگر متصل شويم انتخاب كرده و با يكي از چهار روش زير زمينه اتصال را برقرار مي كنيم.

الف) انتخاب موضوع موردنظر و Right Click روي آن و برگزيدن Hyperlink
ب) ازنوارابزار استاندارد اين گزينه را انتخاب مي كنيم.
ج) منوي Insert گزينه Hyperlink
د) استفاده از كليدهاي تركيبي Ctrl + K

پنجره اي با عنوان Insert Hyperlink باز مي شود اگر بخواهيم موضوع موردنظر را به يك برنامه يا يك فايل روي Hard Disk ارتباط دهيم Existing File or Web Page را انتخاب مي كنيم.
واگربخواهيم ارتباط بين اسلايدهاي فايل جاري برقرارشود گزينه Place in This Document را انتخاب مي كنيم وشماره اسلايدي را كه قرار است دراين ارتباط شركت كند برمي گزينيم.

نكته :

براي برقراري ارتباط بهتر چند نكته را درنظر داشته باشيم:

- براي اسلايدهاي ايجاد شده حتما "عنوان" بگذاريم زيرا در ايجاد ارتباط مهم است
- شماره گذاري اسلايدها را قبل از برقراري ارتباط تنظيم كنيم.

در اين قسمت مشاهده مي كنيم كه گزينه اي به نام Screen Tip وجود دارد. این گزینه نوشته هاي كوچكي را هنگام ثابت نگه داشتن ماوس روي Link مورد نظرنشان مي دهد.
موضوعي كه مي خواهيم Link شود مي تواند Text ، Picture ، Auto shape و... باشد يعني هيچ محدوديتي در انتخاب اين كه چه عنصري در اسلايد مي تواند ارتباط برقرار كند وجود ندارد.

ايجاد دكمه هاي عملياتي

هنگامي كه اسلايدها به يكديگر ربط داده مي شوند براي كنترل بهتر و پيمايش بين اسلايدها بهتر است از Action Button يا دكمه هاي عملياتي استفاده كنيم.


استفاده از دكمه هاي آماده
براي استفاده از اين دكمه ها مسيرزيررادنبال مي كنيم.
از منوي Slide Show گزينه Action Buttons ليستي از دكمه هاي آماده نشان داده مي شود كه براي درج در اسلايد بايد نمونه اي را انتخاب و روي اسلايد Drag كنيم به محض ايجاد دكمه روي اسلايد پنجره Action Setting باز خواهد شد كه تنظيمات دكمه را انجام مي دهيم.
براي هردكمه عملكردي از قبل تعريف شده كه متناسب با شكل ظاهري دكمه ها مي باشد
به طورمثال:
Slide Show - Action Setting
كه البته مي توان اين عملكردها را تغييرداد.
داخل ليست Hyperlink to مي توان موارد زير را مشاهده نمود.

Next Slide: اسلايد بعدي Last
Slide viewed: آخرين اسلايد مشاهده شده
Previous Slide: اسلايد قبلي End Show : اتمام برنامه
First Slide: اولين اسلايد last Slide: آخرين اسلايد
Custom Show: سفارشي كردن دكمه براي رفتن به اسلايد خاص
Slide: دراين حالت مي توان كليه اسلايدها را مشاهده واسلايدموردنظرراانتخاب نمود.
URL: براي Link دادن به آدرس هاي اينترنتي
Other PowerPoint Presentation: براي ارتباط دادن به ديگر فايلهاي نمايشي PowerPoint
Other File: در اين حالت مي توان انواع فايلها را ازهر نوعي كه باشد انتخاب كرد.